Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

2. Kurzübersicht

ImmoCRM ist eine mandantenfähige Software für Makler-Büros. Die öffentlich erreichbaren Seiten (Anmeldung, Einladungs- und Passwort-Reset-Links) verarbeiten nur die Daten, die für den jeweiligen Vorgang zwingend nötig sind. Innerhalb des angemeldeten Bereichs verarbeitet ImmoCRM zusätzlich Objekt-, Interessenten- und Zugangsdaten im Auftrag der Makler-Büros (siehe Abschnitt 6). Es werden keine Werbe-Cookies, keine Analytics-Dienste und keine Social-Media-Plugins eingesetzt.

3. Hosting & Server-Log-Dateien

Anwendung und Datenbank werden auf einem Server der

Hetzner Online GmbH
Industriestr. 25
91710 Gunzenhausen
Deutschland

betrieben; Mediendateien (Fotos, Exposé-Dokumente) liegen im Hetzner Object Storage am Standort Falkenstein, Deutschland. Bei jedem Aufruf erfasst der Server automatisch Zugriffsdaten (Server-Logfiles):

• IP-Adresse des zugreifenden Rechners
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene URL und übertragene Datenmenge
• Referrer-URL und verwendeter Browser

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb). Logfiles werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls benötigt werden. Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

4. Cookies und lokale Speicherung

ImmoCRM setzt einen einzigen Cookie: immocrm_session, ein technisch notwendiges, signiertes Sitzungs-Token (httpOnly, 7 Tage Gültigkeit), das den angemeldeten Zustand hält. Es wird kein Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookie gesetzt.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG (unbedingt erforderlich, um den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst — die Anmeldung — bereitzustellen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Eine Einwilligung ist für diesen Cookie nicht erforderlich.

5. Registrierung und Nutzerkonten

Nutzerkonten entstehen ausschließlich durch Einladung eines Makler-Büros (Einmal-Link) oder durch Anlage eines Kontos beim Onboarding. Dabei verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Passwort. Passwörter werden ausschließlich als Hash gespeichert, niemals im Klartext. Einladungs- und Passwort-Reset-Links sind einmalig gültig und verfallen nach Nutzung bzw. nach Ablauf.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des SaaS-Nutzungsverhältnisses mit dem jeweiligen Makler-Büro).

6. Objekt-, Interessenten- und Kundendaten der Makler-Büros

Makler-Büros pflegen in ImmoCRM eigene Immobilien-Inserate sowie Kontaktdaten von Kaufinteressent:innen und Mietinteressent:innen ("Anfragen"/Leads). Bezogen auf diese Daten handeln wir als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO; verantwortliche Stelle für Ihre Daten als Interessent:in bleibt das jeweilige Makler-Büro, mit dem Sie in Kontakt standen. Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschanfragen zu diesen Daten richten Sie bitte direkt an das betreffende Makler-Büro. Für die Bereitstellung der Verarbeitungsinfrastruktur ist minhth.ai verantwortlich; ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit jedem Makler-Büro ist Voraussetzung der Nutzung.

7. Anfragen-Import von Immobilienportalen per E-Mail

ImmoScout24 und Kleinanzeigen liefern Interessenten-Anfragen ausschließlich per E-Mail aus. Diese Mails werden über den Inbound-Mail-Dienst Postmark (Wildbit / ActiveCampaign LLC, USA) als Webhook an ImmoCRM weitergeleitet, dort dem passenden Mandanten zugeordnet, geparst und als Anfrage gespeichert. Es findet keine Verarbeitung der E-Mail-Inhalte durch Postmark über die reine Weiterleitung hinaus statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse der Makler-Büros an der Bearbeitung eingehender Anfragen). Mit Postmark besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; da eine Verarbeitung in den USA nicht ausgeschlossen ist, stützen wir die Übermittlung auf Standardvertragsklauseln bzw. ein Angemessenheitsniveau im Rahmen des EU-U.S. Data Privacy Framework, soweit einschlägig.

8. Anbindung von Immobilienportalen (ImmoScout24, Kleinanzeigen)

Zur Veröffentlichung von Exposés hinterlegen Nutzer:innen ihre eigenen Portal-Zugangsdaten (API-Schlüssel bzw. OAuth-Token, FTP-Zugangsdaten) in den Einstellungen. Diese werden AES-256-GCM -verschlüsselt in der Datenbank abgelegt und ausschließlich zur Veröffentlichung der eigenen Inserate des jeweiligen Büros auf dessen eigenem Portal-Konto verwendet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des SaaS-Nutzungsverhältnisses auf ausdrücklichen Wunsch der Nutzer:innen).

9. KI-gestützte Exposé-Analyse (optional)

Makler-Büros können optional eine automatische Datenextraktion aus hochgeladenen Exposés aktivieren. Ist dieses Feature aktiviert, werden die hochgeladenen Dokumente an die Google Gemini API (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; Verarbeitung ggf. auch durch Google LLC, USA) übermittelt. Die Dokumente können personenbezogene Daten enthalten. Ohne Aktivierung durch das jeweilige Büro findet keine Übermittlung an Google statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Dateneingabe). Da eine Verarbeitung in den USA nicht ausgeschlossen ist, wird vor Produktivnutzung ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit Google abgeschlossen bzw. auf Standardvertragsklauseln gestützt.

10. Speicherdauer

Nutzerkonten und die damit verbundenen Daten werden für die Dauer des Nutzungsverhältnisses des jeweiligen Makler-Büros gespeichert und nach dessen Beendigung gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Objekt- und Anfragedaten werden nach den Löschentscheidungen des jeweiligen Makler-Büros verarbeitet. Server-Logfiles werden nach 7 Tagen gelöscht.

11. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: [email protected]. Betrifft Ihre Anfrage Daten, die ein Makler-Büro über Sie als Interessent:in verarbeitet (Abschnitt 6), wenden Sie sich bitte direkt an dieses Büro.

12. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
https://datenschutz.hessen.de/

13. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie am „https://" in der Adresszeile Ihres Browsers.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt die dann aktuelle Datenschutzerklärung.